برنامج erp ..... تحول, تكامل وتوسع
عند البحث عن معنى محدد لـ ERP، ستجد أنه يوجد اختلاف كبير في تحديد المعنى الحقيقي للمصطلح والذي يمكن أن يكون محير في بعض الأحيان. ولتحديد المعنى بشكل دقيق يجب فهم طبيعة عمل برنامج erp ودوره في التحول الرقمي للشركات.
ERP هي اختصار لـ Enterprise Resource Planning أو تخطيط موارد المؤسسات.
يعمل برنامج ERPعلى إدارة العمليات التجارية والإدارية داخل المؤسسة، وميكنة الدورة المستندية والعديد من الوظائف المكتبية والموارد البشرية بشكل مترابط دون الحاجة إلى الاعتماد على تطبيقات خارجية من مختلف المصادر لإدارة تلك العمليات، مما يساهم في تكامل البيانات فيما بين الأقسام والإدارات المتنوعة.
في عالم معقد وغير مؤكد ومتقلب ، فإن وتيرة التغيير الرقمي أسرع من أي وقت مضى. وأصبح التطلع إلى الأمام أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح والاستمرارية، ولن يتحقق ذلك إلا بالاعتماد على مصدر لإدارة النشاطات اليومية داخل المؤسسة وكذلك الحصول على المعلومات الفورية والدقيقة يساعدك على البقاء في المقدمة واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً لمؤسستك.
برنامج erp يعمل بشكل أساسي على إدارة العمليات اليومية الضرورية لأي مؤسسة لتشمل إدارة سلسلة التوريد والمخازن، العملاء والمبيعات، الحسابات بجميع عملياتها، الموارد البشرية والرواتب والأجور، إدارة علاقات العملاء، إدارة وتخطيط الإنتاج بالمصانع، وأكثر من ذلك داخل نظام معلوماتي واحد يحافظ على ترابط وتكامل البيانات داخل المؤسسة بأكملها، لأنه يعتمد في نهاية الأمر على قاعدة بيانات مركزية تدعم مختلف الأنشطة لمختلف الوحدات داخل المؤسسة الواحدة.
فعلى سبيل المثال، يمكن لقسم المبيعات والحسابات الاعتماد على برنامج ERP لإصدار فواتير المبيعات وفي نفس الوقت متابعة حساب العميل والحد الائتماني الخاص به ومتابعة أعمار الديون.
يعمل برنامج erp أيضا على إصدار تقارير متزامنة مع التغيرات الناشئة عن عمليات الإدخال اليومية، بدلا من إجبار الموظفين على استخدام ملفات الإكسل (Excel Sheets) أو قواعد بيانات مختلفة لاستصدار التقارير والإحصاءات والقيام بعمليات الدمج والحصر.
وعلى سبيل المثال، إصدار أوامر البيع يتطلب متابعة مستمرة لنسب التحقيق الخاصة بكل أمر بيع وعمليات الصرف المخزني والفواتير التي تصدر لكل منها، وهي عملية تتطلب مجهودا كبيرا للمتابعة حيث أنها تتم بالتنسيق بين أقسام مختلفة؛ المخازن، قسم المبيعات والحسابات.
من الصعب في هذه الأيام تجاهل الدور الهام الذي يقوم به برنامج ERP، فبالإضافة إلى ما تم ذكره من ترابط بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسة الواحدة و تكامل البيانات، فإن للبرنامج فوائد عدة تنعكس على أي نشاط نتيجة هذا الاستثمار، منها:
- تحسين كفاءة الإنتاج عن طريق تقليل العجز والمعوقات، حيث أن برنامج ERP يسهل على الموظفين أداء أعمالهم بكفاءة نتيجة كسر الحواجز بين أقسام المؤسسة وتيسير الوصول للمعلومات المطلوبة.
- تقليل نفقات العمالة من خلال توزيع أفضل للموظفين وتقليل ساعات العمل الإضافي.
- زيادة إيرادات المبيعات، عن طريق إدارة أفضل لعلاقات العملاء.
- خفض تكاليف المواد من خلال تحسين بروتوكولات الشراء والدفع.
- دعم عملية اتخاذ القرار في مختلف النواحي.
- زيادة تكامل وثبات البيانات وضمان عدم التكرار أو الخطأ.
- زيادة أمان البيانات على كافة المستويات، لأن المنظومة تعمل داخل إطار من الصلاحيات التي تؤمن الوصول للبيانات لمن يمتلك صلاحية الوصول لها فقط.
- التقليل من فرص الفشل والحاجة إلى التعامل مع أكثر من مورد لتشغيل المؤسسة.
دعنا نضرب مثل على أحد الفوائد العائدة عن الاستثمار في برنامج ERP, دعم اتخاذ القرار.
فلو تحدثنا عن شركة تعمل في مجال الأجهزة الطبية والتي تقوم باستيراد الأجهزة من الخارج بمبالغ كبيرة لبيعها في السوق المحلي، سنجد أن الشركة تهتم دائما بمعرفة التدفق النقدي الخاص بها بشكل دقيق حتى يتسنى لها التنبؤ بمتطلبات السوق، وكيفية الاستثمار في هذا المجال وتمويله سواء عن طريق الاعتماد على القروض البنكية وتخطيط السداد، أو بالاعتماد على حصة من الأرباح الناتجة عن التشغيل، أو في بعض الأحيان ببيع أحد الأصول للحصول على التمويل المناسب. وكل هذه المعطيات تحتاج بالطبع لتوفر المعلومات بشكل دقيق، والأهم.. توفرها في الوقت المناسب بشكل سريع.
وهنا يأتي السؤال الأهم، كيف أقيِّم أي البرامج أفضل بالنسبة لي كرائد للأعمال؟ ما هي الآلية التي يجب أن يتبعها أي صاحب أعمال لكي يستثمر أمواله في برنامج يدير له نشاطاته المختلفة؟ والإجابة على هذا السؤال تختلف من نشاط لآخر، وما هي القدرة المالية التي يستطيع المستثمر وضعها في هذا الاستثمار، بالإضافة إلى أنه يجب الأخذ في الاعتبار طبيعة المنشأة سواء كانت صناعية، تجارية أو خدمية، حجم المؤسسة وعدد العاملين بها، الجوانب الملحة التي يلزم ميكنتها وتحويلها رقميا. فلكل نشاط الجوانب التي يهتم بها ويسعى للوصول إلى أعلى مستوى من الكفاءة بها. ولكن بشكل عام يجب توفر مميزات لأي برنامج ERP يمكن الاعتماد عليه، مثل:
- ترابط وتكامل البيانات.
- الثبات والأمان.
- واجهة المستخدم الاحترافية.
- صلاحيات المستخدمين.
- الرقابة والتسجيل.
التكامل مع الأجهزة المختلفة كأجهزة البصمة، وقارئ الباركود والطابعات.
هذا من جانب، وعلى الجانب الآخر يلزم بالضرورة البحث عن البرامج التي تتوفر بها المرونة في التكيف مع متغيرات النشاط مثل استحداث ضريبة القيمة المضافة (VAT) في العديد من الدول وضرورة استخدامها في المعاملات اليومية، بالإضافة إلى مواكبة التطورات التي تحدث في عالم التكنولوجيا بشكل مستمر من استخدام تطبيقات الهواتف الذكية والاعتماد على الخوادم السحابية كبديل للخوادم المحلية داخل المؤسسة والذي بدوره يعمل على تخفيض تكاليف الصيانة والدعم الفني.
____________________________________
